Que vous organisiez une réunion, une conférence ou une assemblée générale, vous pouvez offrir un cadre plus original à vos collaborateurs. Sortez du local professionnel et louez une salle de séminaire pour accueillir vos rassemblements. Voici quelques conseils efficaces afin de bien choisir la salle adaptée à vos besoins.
Privilégier un espace adapté au contexte de l’évènement
Le choix de la salle est très important dans l’organisation d’un séminaire. Effectivement, il doit véhiculer le message non dit que l’entreprise veut transmettre à ses collaborateurs. Pour ce faire, la sélection doit s’effectuer selon la nature et le ton de l’évènement, mais également en fonction des objectifs à atteindre. S’il s’agit d’une réunion décontractée, une salle simple, accessible à tous et bien conviviale est idéale. On peut, par exemple, choisir un restaurant ou une salle lambda dans un hôtel.
Par ailleurs, pour féliciter les équipes, il est recommandé d’opter pour une salle qui propose une expérience inoubliable. Toutefois, il faut bien que le message véhiculé par la salle soit à la hauteur et donne un effet « waouh ». Outre cela, si le séminaire consiste à une rencontre professionnelle entre des invités VIP, rien de mieux que de choisir un espace au décor chic.
Se renseigner sur l’équipement mis à disposition
Lors d’une location salle de séminaire, le propriétaire de l’endroit à privatiser doit mettre à la disposition de ses clients les équipements indispensables pour le bon déroulement de la réunion. Toutefois, s’il n’en dispose pas, il sera nécessaire de faire des locations de matériels avec d’autres prestataires. De ce fait, pour alléger les contrats de location, rien de mieux que de chercher une salle incluant des équipements à utiliser pour le séminaire. Cela reste donc un facteur non négligeable pour faire le bon choix de l’endroit.
Afin d’adapter la présentation, il s’avère nécessaire de se renseigner sur la fonctionnalité de la salle et les détails de tous les outils fournis. À noter que pour un séminaire réussi, la salle doit inclure des équipements de projection et audiovisuel, des écrans et un système d’occultation des fenêtres. Il doit aussi y avoir des chaises et des tables de qualité, des tableaux, des petits matériels comme des feuilles et des stylos, etc.
Étudier le budget et l’emplacement de la salle de séminaire
La distance entre la salle de séminaire et le site d’hébergement des participants est un des critères à ne pas négliger. L’entreprise doit choisir un endroit pas trop éloigné afin d’éviter les retards ainsi que les dépenses liées au déplacement. À part cela, il est toujours recommandé d’opter pour une salle se localisant dans un endroit propice à la concentration. Elle doit, par exemple, être située dans un lieu calme, doté d’un environnement sain et d’un panorama agréable.
Une fois que tous ces critères sont définis et qu’on a trouvé quelques salles de séminaire idéales, il faut choisir l’endroit le plus adapté au budget et au style de décoration souhaité. En effet, il est impératif d’être réaliste et de choisir le budget suffisant pour satisfaire l’équipe. Il ne faut pas non plus être trop ambitieux pour proposer un endroit qui n’est pas cohérent avec les possibilités.